La fase de planeación
del proyecto es a menudo subvalorada. Puede ser vista como una forma de
desperdiciar el tiempo y la energía que se podrían dedicar a la ejecución; pero
es, precisamente, durante esta etapa temprana cuando se sientan las bases del
trabajo a desarrollar. Omitir o tomar a la ligera éste punto puede generar
severos inconvenientes, e inclusive desembocar en el fracaso del proyecto.
Durante la planeación
se analizan factores esenciales, que de no ser tenidos en cuenta pueden generar
grandes limitaciones e inclusive imposibilitar la realización del proyecto. Son
cuatro términos claves y quien gerencia el proyecto debe tenerlos siempre en
consideración: integración, tiempos, costos y alcance.
Primero, se ha de planificar
la gestión de la integración. Esto implica articular y consolidar, desde el
momento de arrancar, las actividades cruciales para llegar a feliz término en
el proyecto, educativo, o de cualquier índole que se realice. Es una tarea
relevante pues, a través de ella, se obtienen claridades respecto a los
procesos que se realizarán, las herramientas y técnicas para cada uno de ellos,
al igual que la repartición de la supervisión de dichos procesos en pos de
garantizar el normal desarrollo de cada instancia del proyecto, desde el acta
de constitución hasta su cierre. Gestionar la integración también responde a la
necesidad de entrelazar los distintos aspectos que intervienen y de plasmarlo
en un documento.
En el ámbito escolar,
al gestionar la integración, se puede ir guiando cada etapa, verificando su
correcto desarrollo con base en las tareas realizadas y metas alcanzadas. Se
puede, así, ver el conjunto de aspectos que podría generar afectación a las actividades
estipuladas y tener documentos con base a los cuales realizar este control,
facilitando así mismo el registro de los avances.
Otro punto a
planificar es la gestión del alcance. Consiste en definir el público objetivo
del proyecto e indicar a nivel social y geográfico la población que se
beneficiará del mismo, brindando así una idea de la magnitud que se planea
alcanzar. Igualmente, resulta necesario adquirir claridades respecto a la idea y esfuerzos del grupo de
trabajo. Para este punto, la herramienta recomendada es la Estructura de
Desglose de Trabajo (EDT), mediante la cual se plantearán de forma muy concreta
y realista las limitaciones, los criterios de aceptación y el alcance del
producto. Saber quién será responsable de cada actividad, cuáles son los
recursos necesarios, y a qué limitaciones será necesario enfrentarse, da una
ventaja al gerente de proyecto en la carrera por el éxito en su labor.
En el ambiente
educativo son muchas las limitaciones: de personal, de recursos, de tiempo; conocerlas
y plantear el proyecto con plena consciencia de ellas puede constituir la
diferencia entre la realización satisfactoria de un proyecto o su rechazo en
las instancias administrativas institucionales. Igualmente, poseer el
conocimiento respecto a la magnitud del aporte en relación con las necesidades
y limitaciones del contexto, facilitará las labores de presentar el proyecto y
socializarlo con la comunidad.
Al momento de
planificar hay que recordar que para la realización de un proyecto se debe
cumplir con unos tiempos. Por ende hay que asignar fechas límites, no sólo para
la finalización del proyecto, también para la realización de cada tarea,
controlando así el paso a paso que conduce a una exitosa culminación de la
labor planteada. Así, se distribuye el tiempo disponible, que es el tiempo que
se proyecta para el desarrollo del proyecto asignando la medida temporal
necesaria a cada una de las actividades que se llevarán a cabo. Para llevar
control respecto a la gestión del tiempo se pueden elaborar cronogramas, diagramas
de red o el diagrama de Gantt; de esta forma se obtiene una visión de la
secuencia de tareas, teniendo en cuenta las actividades macro y el desglose de
las mismas. Estas herramientas se convertirán en guías para los ejecutores del
proyecto, y al verificar su cumplimiento se podrá comprobar si se está
realizando una buena administración del tiempo o si el proyecto está
enfrentando inconvenientes.
Al gestionar
proyectos del área educativa se deben tener en cuenta las agendas
institucionales, los horarios y cronogramas escolares y cualquier otro aspecto
relativo al factor tiempo que pudiera afectar el normal desarrollo de las
actividades. Para esto hay que conocer las dependencias, que son distintos
factores que pueden retrasar o detener un proceso, generando planes de acción y
teniéndolos en cuenta al momento de estipular el cronograma. De esta manera, no
se deja que el progreso del proyecto se vea limitado por factores externos.
Por último está la
revisión de un factor de suprema relevancia; porque como dice el escritor Jorge
Bucay: “Nada que sea bueno es gratis” (Bucay, 1997) y todo proyecto, incluso el
más pequeño y sencillo requiere algo de inversión, necesita un presupuesto. Gestionar
eficazmente los costos equivaldrá a un buen aprovechamiento de los recursos y
facilitará el desarrollo de las actividades. Si la estimación de costos, la
determinación del presupuesto, y posteriormente el control de costos se
realizan exitosamente se podrán prever los costos y recursos requeridos durante
cada etapa del proyecto para que el financiamiento autorizado se ejecute en
cada fase sin mayores variaciones a lo previsto, evadiendo así una de las más
usuales barreras para la ejecución de proyectos: la limitación presupuestal.
En el contexto
educativo, esta limitación puede ser fatídica para la materialización de muchas
ideas y metas; pero siendo un buen gerente de proyectos, se puede hacer el
quite a éstas dificultades mediante la búsqueda de otras fuentes de
financiación, la creativa proposición de métodos para reducir los costos y
otras estrategias para poder cumplir el objetivo final: la realización de un
proyecto para el beneficio de la comunidad escolar.
Los factores
integración, tiempos, costos y alcance se entrelazan, interactuando y
afectándose mutuamente, debido a esto “cada vez que alguno de los componentes
de esta restricción se modifique, se deberá evaluar el impacto sobre el resto.
Por ejemplo, si el responsable de un proyecto estima que su tiempo no se
cumplirá de acuerdo a lo planificado, las acciones que tome con el fin de compensar
ese desvío podrían impactar en alguno de los otros componentes” (Romano, 2011),
lo cual incita al gerente de proyectos a prestar atención a las interconexiones
entre dichos elementos, y, especialmente a prestar mucha atención y dedicar
gran empeño en realizar una planeación sobresaliente disminuyendo así el riesgo
de futuras complicaciones que conduzcan al retraso o cancelación del proyecto en
el cual se está trabajando.
Bucay, J (1997). Cuentos para pensar. Buenos Aires: RBA
Libros.
Romano, G y Yacuzzi, E
(2011). Elementos de la gestión de
proyectos. Buenos Aires: UCEMA.
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